ESRF

ESRF, het European Synchrotron Radiation Facility is een internationaal instituut gefinancieerd door 19 landen. ESRF bedrijft de krachtigste synchotronlichtbron in Europa en heeft 900 verschillende experimenten waar 6000 wetenschappelijk bezoekers per jaar aan werken.

Tender procedure

ESRF werkt met een Purchase Advisor (PA) voor elk van de deelnemende landen. Voor Nederland is de PA dezelfde als de CERN-ILO. De PA ontvangt als enige de aankondiging van tenders en stuurt die door naar potentiële leveranciers. Die kunnen hun interesse kenbaar maken en zich door de PA op de suppliers list laten zetten. Daarvoor geldt een deadline die in de mail is aangegeven. Tevens wordt de vermoedelijke periode waarin de levering moet plaatsvinden genoemd. Het is de verantwoordelijkheid van de PA dat alleen geschikte firma's voorgedragen worden om aan de suppliers list te worden toegevoegd; ESRF beslist uiteindelijk of dat gebeurt, maar moet over een weigering wel verantwoordelijkheid afleggen aan de PA.

De PA is ook aanspreekbaar ingeval van onregelmatigheden in de aanbestedingsprocedure. De PA zal zich inspannen om in dergelijke gevallen opheldering te krijgen.

De bedrijven die geaccepteerd worden door ESRF, ontvangen ongeveer zes weken na de deadline voor de suppliers list, een gedetailleerde specificatie en alle overige informatie om de aanbieding op te baseren. Vervolgens worden de aanbiedingen door de Inkoop commissie van ESRF vergeleken op prijs. De laagste aanbieder wint. Soms geldt een double envelope procedure, dan worden aanbiedingen vergeleken op basis van best value for money. Als dat zo is wordt dat duidelijk vooraf kenbaar gemaakt. De PA is niet betrokken bij dit keuzeproces, maar krijgt op kwartaalbasis wel teruggekoppeld hoe de gang van zaken per aanbesteding is geweest.

Voor Nederlandse bedrijven geldt nog een zogenaamde Alignment rule. Dat houdt in dat als een Nederlands bedrijf niet de laagste aanbieding heeft gedaan, maar met zijn prijs binnen 15% van de laagste aanbieder zit, er een tweede kans geboden wordt om aan te bieden.

Voor meer informatie kunt u zich wenden tot de ESRF PA: klopping [at] nikhef.nl (Rob Klöpping)

, of bezoek de ESRF website.